文档管理是捕获、跟踪和存储电子文档的过程，例如 Word 文档、PDF、演示文稿、发票、纸质文档的扫描图像和其他业务文档。

文档管理系统和流程可以通过提供集中存储、访问控制和权限、文档安全、审计跟踪和简化的工作流程来节省企业的时间和金钱。虽然文档管理可以作为独立的解决方案存在，但它通常是其他软件应用程序中包含的功能。涉及结构化内容管理或分析的软件可能具有文档管理元素，以便安全有效地管理文档。

文件管理类型

文档管理有几个不同的用例，其中有不同类型的文档管理产品：

• 企业内容管理 (ECM)：企业内容管理 (ECM) 系统 有助于 在集中式存储库中捕获、存储和组织非结构化内容的过程。ECM 通常是一个总称，它位于更狭义的文档管理系统之上，因为它指的是任何和所有类型的业务信息的存储——扫描的纸质文档、数字文件、电子邮件、演示文稿、电子表格等。
• 知识管理：知识管理软件支持识别、捕获、检索和共享信息资产的集成方法，这些信息资产高度关注如何完成任务、如何处理情况、流程如何工作以及如何获得工作完毕。让员工能够在正确的时间访问正确的信息，从而提高决策制定和效率。
• 云内容管理：云内容管理是将各种类型的内容存储在云中的过程，使团队可以从任何地方访问信息并实现协作。

使用文档管理的好处

文档管理产品、策略和实践以多种方式使企业受益：

• 节省时间：鉴于企业中流通的大量内容，文档管理大大提高了文档检索速度。文档管理系统中的元数据、标记和搜索功能允许轻松准确地检索。
• 安全性：文档管理系统允许管理员设置访问和权限规则，以更安全地共享业务文档。
• 减少空间和资源：将纸质文档数字化并将其存储在这些系统中可降低纸张、打印和存储成本。
• 单一事实来源：内容不断被复制和编辑，因此很难跟踪最新和最准确的信息。文档管理系统提供完整的版本历史记录，因此用户知道他们正在访问最新的内容。
• 工作流程改进：一些解决方案配备了数据提取和分析功能，允许信息自动流入其他业务流程，从而优化存储信息的使用。
• 增强协作：文档管理将内容从其孤岛中分离出来并在整个企业中共享，允许用户查看、编辑、评论和注释相同的内容。

文件管理的基本要素

以下是一些对有效文档管理实践至关重要的一般要素：

• 文档采集：文档管理从扫描纸质文档或将数字文件导入中央存储库开始。OCR 软件通常用于分析和自动组织捕获的文档。
• 存储：企业通常拥有海量的数据和内容，因此充足的存储空间和存储能力对于文档管理至关重要。
• 检索：这是从中央存储识别和获取文档的过程，同时调节对每个文档的权限和访问。检索使用文档的唯一标识符，例如元数据和特定搜索词。
• 工作流程：除了简单地存储文档外，文档管理系统通常还能够自动将文档路由到各种人员和流程，从而消除瓶颈并简化业务工作流程。
• 分发：文档管理有助于将正确的信息传递给正确的人。有效的系统将规范文档和文档文件夹向授权人员的共享和分发。

文档管理最佳实践

采用以下最佳实践可让企业实施有效的文档管理实践：

• 清晰一致的文件夹和文档命名结构：一致的命名有助于用户找到他们正在寻找的内容并减少重复的文档，减少搜索文件所花费的时间以及整体的混乱和挫败感。
• 版本控制规则：文档管理的目的是以减少混乱的方式组织内容并将正确的内容提供给正确的人。为何时应该和不应该创建文档的新版本设定规则有助于保持系统的组织性和有效性。
• 设置工作流自动化：优先考虑哪些流程要自动化应该取决于哪些流程对业务至关重要并且最符合业务目标。下一步是设置自动化规则并通知用户这些工作流程。

文档管理与内容管理

文档管理管理结构化数据，例如 Word 文档、PDF、演示文稿等，主要用于合规性和工作流管理目的。相反，内容管理使用内容管理软件处理结构化和非结构化数据，例如 Web 内容（HTML 和 PDF 文件）和用于存储、检索和发布 Web 内容的主要目的的数字文件。